一、 構思階段
「構思」並非要您訂出一個詳細的寫作計畫，但下筆前，至少應釐清以下幾點：
- 誰是您的讀者（擺在「收件者」欄位），誰需要被告知，但不需要回信（擺在「副本」或「密件副本」欄位）？
- 您希望對方看完信後，知道什麼或做什麼(寫作目的)？「主旨」欄位的關鍵字、詞？
- 有幾個寫作要點？內文分幾段？
上述三點息息相關，因為在確定信件的主要的讀者後，便可決定電子郵件的目的，而內容又取決於目的。譬如，您想寫一份開會通知 (寫作目的) 給部門的同事 (主要的讀者)，想像您面對面告訴對方這個訊息，對方可能會問：
- 開會的目的？
- 開會時間、地點、討論事項？
- 誰將出席？
- 如果我要出席的話，我需要準備什麼？
以上這四個問題就是這封電子郵件的寫作要點。若您要回信，則需要仔細閱讀對方的來信：
- 對方想要知道什麼？
- 對方的問題是什麼？
- 對方希望我們做什麼？
當然，很多時候如何回信與您的工作經驗關聯性更為相關。例如：如何處理客戶的抱怨，並給予適當的解釋或進行問題分析，便與您的專業很有關係。因此，若您不清楚怎麼回答，最好跟同事或主管討論後再下筆。知道寫郵件的目的以及收集好相關資訊後，接下來要做的是：
- 列出要點（是否對方的每一個問題都回答到？）
- 是否要補充或說明哪個要點？
- 有沒有需要對方做什麼？
- 決定分幾段？內文部份須要條列，或改用附件呈現？
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