一、 構思階段

「構思」並非要您訂出一個詳細的寫作計畫,但下筆前,至少應釐清以下幾點:

  • 誰是您的讀者(擺在「收件者」欄位),誰需要被告知,但不需要回信(擺在「副本」或「密件副本」欄位)?
  • 您希望對方看完信後,知道什麼或做什麼(寫作目的)?「主旨」欄位的關鍵字、詞?
  • 有幾個寫作要點?內文分幾段?

上述三點息息相關,因為在確定信件的主要的讀者後,便可決定電子郵件的目的,而內容又取決於目的。譬如,您想寫一份開會通知 (寫作目的) 給部門的同事 (主要的讀者),想像您面對面告訴對方這個訊息,對方可能會問:

  • 開會的目的?
  • 開會時間、地點、討論事項?
  • 誰將出席?
  • 如果我要出席的話,我需要準備什麼?

以上這四個問題就是這封電子郵件的寫作要點。若您要回信,則需要仔細閱讀對方的來信:

  • 對方想要知道什麼?
  • 對方的問題是什麼?
  • 對方希望我們做什麼?

當然,很多時候如何回信與您的工作經驗關聯性更為相關。例如:如何處理客戶的抱怨,並給予適當的解釋或進行問題分析,便與您的專業很有關係。因此,若您不清楚怎麼回答,最好跟同事或主管討論後再下筆。知道寫郵件的目的以及收集好相關資訊後,接下來要做的是:

  • 列出要點(是否對方的每一個問題都回答到?)
  • 是否要補充或說明哪個要點?
  • 有沒有需要對方做什麼?
  • 決定分幾段?內文部份須要條列,或改用附件呈現?