二、 下筆階段

1. 正確無誤的訊息

(1) 承諾-做任何承諾前,確認公司是能做的到的。

(2) 數字-任何寄出的郵件中所包含跟數字相關,如金額、日期、時間、規格、尺寸、編號等不要有任何差錯。

(3) 事實或看法-在解釋因果關係時,哪一部分是事實、哪一部分是個人觀點,都要表達清楚,盡量避免下斷論或推測(除非這是對方想知道的)。

(4) 稱謂-確認收件者的名字拼正確(再也沒有比拼錯別人的姓或名更失禮)。

  • 若只知道對方的姓,卻不知道是先生或小姐,一個安全的做法是直接在姓氏前面加上Mr / MsDear Mr / Ms。 例如:(Dear) Mr / Ms Denby (有沒有句點都行)
  • 若知道對方的姓和名,但不知道分不出性別,則在全名前加Dear 即可。 例如:Dear Mann-Wei Lao
  • 若對方姓、名都不知道或只知道對方是某公司部門的主管,則可用:Dear Sir or MadamDear Marketing Director (“To Whom It May Concern”不用在電子郵件)

(5) 附件-確定檔名(特別是像「合約」、「合作備忘錄草案」等重要文件名稱)。(6) 回覆-最好的方法是附上對方的來件,直接在條列問題旁,括號或用其他顏色一一作答。

2. 具體、清楚的訊息

(1) 避免長句

原句: Our client will visit us tomorrow, we have to discuss our prices before we meet him, and our meeting begins at three.

分析:

1. 一個逗點用來連接前兩句是錯的。

2. 關於三點的會議,是公司內部,或是和客戶之間?

修改1: Our client will visit us tomorrow. We have to discuss our prices before we meet him,so let’s meet at three this afternoon. (用 ‘so‘ 串聯第二、三句)

修改2: Our client will visit us tomorrow. We have to discuss our prices before we meet him.Let’s meet at three this afternoon. (形成三個單句)

如果三點的會議是只「和客戶開會的時間」,則將時間部份挪到第一句。

修改3: Our client will visit us tomorrow at three. We have to discuss our prices before we meet him. Let’s meet this afternoon.或

修改4: Our client will visit us tomorrow at three. We have to discuss our prices, so let’s meet before his arrival.

(2) 在句子中,詞性相同才做連結

連結的項目,詞性相同才方便閱讀。例如:

不建議:ABC Ltd. has a reputation for quality products, trained staff, and being able toserve its customers.

  • 請注意,句中所連結的概念,前兩項是名詞 “products”和 “staff”,而後面是動名詞片語 “being able to”,修改方法可以把動名詞改成名詞。例如:ABC Ltd. has a reputation for quality products, trained staff, and customer service.如此一來,連結項目全都是名詞 “products”、“staff”、“service”。是不是比較易讀呢?當然,您也可以全改成“being able to”來當成主要連結。例如:ABC Ltd. has a reputation for being able to produce high-quality products, recruit qualified staff, and serve their customers.

(3) 一段不要超過三個句子。

通常在一段文字中最好只表達一個要點。若一段內有超過三個以上的要點,最好再次檢視是否需要另為分段或刪除不必要的資訊。3. 多用主動語態少用被動語態

另一個讓您的電子郵件容易閱讀的方法,就是使用主動式。主動語態有三個好處:使您的表達更直接、更清楚誰在做什麼、您的句子更簡潔。例句 1

(被動) Registration of the conference will be accepted at the offices of ABC company. (13個字)(主動) Register for the conference at the offices of ABC company. (10個字)

例句 2

(被動) Your request is being processed, and you will be contacted by our technical personnel shortly. (15個字)(主動) We are processing your request and will contact you shortly. (10個字)

(4) 避免邊寫邊改

有了構思後,一口氣把內容寫完,不要在乎拼字、時態或電腦檢測出的紅色或綠色底線。因為不時停頓、修改,會打斷思路,變得愈來愈難寫。