二、 下筆階段

1. 正確無誤的訊息

(1) 承諾－做任何承諾前，確認公司是能做的到的。

(2) 數字－任何寄出的郵件中所包含跟數字相關，如金額、日期、時間、規格、尺寸、編號等不要有任何差錯。

(3) 事實或看法－在解釋因果關係時，哪一部分是事實、哪一部分是個人觀點，都要表達清楚，盡量避免下斷論或推測(除非這是對方想知道的)。

(4) 稱謂－確認收件者的名字拼正確（再也沒有比拼錯別人的姓或名更失禮）。

  • 若只知道對方的姓，卻不知道是先生或小姐，一個安全的做法是直接在姓氏前面加上Mr / Ms或 Dear Mr / Ms。 例如：(Dear) Mr / Ms Denby (有沒有句點都行)
  • 若知道對方的姓和名，但不知道分不出性別，則在全名前加Dear 即可。 例如：Dear Mann-Wei Lao
  • 若對方姓、名都不知道或只知道對方是某公司部門的主管，則可用：Dear Sir or Madam或Dear Marketing Director (“To Whom It May Concern”不用在電子郵件)

(5) 附件－確定檔名(特別是像「合約」、「合作備忘錄草案」等重要文件名稱)。(6) 回覆－最好的方法是附上對方的來件，直接在條列問題旁，括號或用其他顏色一一作答。

2. 具體、清楚的訊息

(1) 避免長句

原句： Our client will visit us tomorrow, we have to discuss our prices before we meet him, and our meeting begins at three.

分析：

1. 一個逗點用來連接前兩句是錯的。

2. 關於三點的會議，是公司內部，或是和客戶之間？

修改1： Our client will visit us tomorrow. We have to discuss our prices before we meet him,so let’s meet at three this afternoon. (用 ‘so‘ 串聯第二、三句)

或

修改2： Our client will visit us tomorrow. We have to discuss our prices before we meet him.Let’s meet at three this afternoon. (形成三個單句)

如果三點的會議是只「和客戶開會的時間」，則將時間部份挪到第一句。

修改3： Our client will visit us tomorrow at three. We have to discuss our prices before we meet him. Let’s meet this afternoon.或

修改4： Our client will visit us tomorrow at three. We have to discuss our prices, so let’s meet before his arrival.

(2) 在句子中，詞性相同才做連結

連結的項目，詞性相同才方便閱讀。例如：

不建議：ABC Ltd. has a reputation for quality products, trained staff, and being able toserve its customers.

  • 請注意，句中所連結的概念，前兩項是名詞 “products”和 “staff”，而後面是動名詞片語 “being able to”，修改方法可以把動名詞改成名詞。例如：ABC Ltd. has a reputation for quality products, trained staff, and customer service.如此一來，連結項目全都是名詞 “products”、“staff”、“service”。是不是比較易讀呢？當然，您也可以全改成“being able to”來當成主要連結。例如：ABC Ltd. has a reputation for being able to produce high-quality products, recruit qualified staff, and serve their customers.

(3) 一段不要超過三個句子。

通常在一段文字中最好只表達一個要點。若一段內有超過三個以上的要點，最好再次檢視是否需要另為分段或刪除不必要的資訊。3. 多用主動語態少用被動語態

另一個讓您的電子郵件容易閱讀的方法，就是使用主動式。主動語態有三個好處：使您的表達更直接、更清楚誰在做什麼、您的句子更簡潔。例句 1

(被動) Registration of the conference will be accepted at the offices of ABC company. (13個字)(主動) Register for the conference at the offices of ABC company. (10個字)

例句 2

(被動) Your request is being processed, and you will be contacted by our technical personnel shortly. (15個字)(主動) We are processing your request and will contact you shortly. (10個字)

（4） 避免邊寫邊改

有了構思後，一口氣把內容寫完，不要在乎拼字、時態或電腦檢測出的紅色或綠色底線。因為不時停頓、修改，會打斷思路，變得愈來愈難寫。

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